Osoby odpowiedzialne za wykonanie zadania pozostawały w stałym kontakcie z opiekunami Samorządów Uczniowskich i Drużyn Harcerskich i Gromady Zuchowej z terenu gminy. W październiku odbyło się spotkanie opiekunów organizacji szkolnych, na którym omówiono zasady organizacyjne sympozjum oraz określono tematykę wystąpień- „Moje miejsce- moja świetlica”, „Zagospodarowanie czasu wolnego”, „Sport w mojej gminie”, „Dom Kultury- nasze oczekiwania”, „Wyrównywanie szans edukacyjnych” oraz „”Dzieci i młodzież pełnoprawnymi członkami lokalnej społeczności”.  Spotkanie 
z uczniami odpowiedzialnymi za wystąpienia na sympozjum odbyło się 17 grudnia. Brali w nim udział uczniowie reprezentujący poszczególne szkoły (18 osób) oraz opiekunowie i osoby odpowiedzialne za organizację przedsięwzięcia (8 osób). W czasie spotkania zostały omówione założenia organizacyjne sympozjum. Ustalono, że problemy, oczekiwania, marzenia dzieci oraz sposoby ich realizacji przedstawione na sympozjum zostaną zebrane w dokumencie podsumowującym i przekazane władzom samorządowym i instytucjom, których zadaniem jest wspieranie dzieci i młodzieży. Członkowie organizacji szkolnych losowali zagadnienia w obrębie, których poszczególne zespoły opracowały swoje wystąpienia. Problemy, oczekiwania i marzenia dzieci w zakresie wylosowanego zagadnienia zbierane były przez uczniów za pomocą krótkich ankiet i rozmów z rówieśnikami. W trakcie spotkania ustalano również, że opracowane zagadnienia zostaną zobrazowane posterami i prezentacjami multimedialnymi, natomiast niezbędne materiały i sprzęt zapewnią organizatorzy. Określono również czas wystąpień na koło 5 minut i sporządzono listę gości. Kolejne spotkanie organizacyjne odbyło się 17 stycznia, w którym uczestniczyli przedstawiciele szkół gminnych wraz z opiekunami. Podczas spotkania ustalone zostały najistotniejsze sprawy dotyczące przebiegu sympozjum. Zadecydowano o terminie, sporządzono listę gości, wybrano osoby prowadzące, ustalono również kolejność wystąpień. W czasie spotkania przedstawiciele organizacji uczestniczących w sympozjum zaprezentowali scenariusze opracowywanych przez siebie zagadnień. Uczniowie sugerowali sobie wzajemnie problemy, które należałoby poruszyć w trakcie omawiania wylosowanych tematów, a które nie zostały uwzględnione. Na zakończenie spotkania zaplanowano ustawienia stołów i rozsadzenie zaproszonych na sympozjum gości. Wysłano zaproszenia wraz z programem sympozjum.